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Quando pensamos nos direitos e deveres do serviço de administração de condomínio, é comum encontrarmos algumas dúvidas.

Afinal, não é raro que pessoas confundam quais são as tarefas do síndico e quais são as tarefas da administradora.

Para ajudar a entender o papel de cada uma dessas frentes de atuação, decidimos criar um conteúdo contemplando a administradora de condomínio e suas funções.

Quais são os direitos e deveres do serviço de Administração de Condomínio?

Antes de começar a atuar em uma administradora de condomínio, é necessário saber quais são seus direitos e deveres durante a prestação de serviço.

Para os negócios que estão a pouco tempo no mercado e ainda são um pouco inexperientes, não é raro encontrarmos administradores que se confundem com síndicos, e acabam abraçando responsabilidades que não são suas.

Pensando nisso, decidimos pontuar quais são os direitos e deveres do serviço de administração de condomínio, e como atuar da melhor maneira possível.

Funções básicas do administrador de condomínio

O administrador de condomínio atua em diversas frentes: financeira, recursos humanos, administrativa e jurídica.

Antes de começarmos a falar especificamente de cada uma delas, vamos pontuar quais são as funções básicas do administrador:

• pagar e organizar as despesas mensais do condomínio;
• organizar documentos e arquivos de prestação de contas;
• gerenciar a conta corrente;
• gerenciar o fundo de reserva;
• gerenciar as obrigações fiscais;
• gerenciar as obrigações contábeis;
• montar balancetes e demonstrativos de despesas e receitas;
• assessorar o síndico, sempre que necessário, sobre questões contábeis, trabalhistas, judiciais e financeiras;
• emitir boletos para cobrança da taxa condominial;
• elaborar folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
• elaborar contratos de trabalho para novos funcionários do condomínio.

Funções da administradora de condomínios na área financeira

A administradora de condomínio é responsável por atuar em vários detalhes do setor financeiro. É preciso estar ciente de cada uma das tarefas para não deixar nenhuma pendência. 

São elas:

• organizar e cuidar das contas a pagar;
• ter controle de pessoas inadimplentes no condomínio, cobrando e desenvolvendo relatórios sempre que necessário;
• elaborar os demonstrativos de despesas e receitas do condomínio;
• gerenciar de forma estratégica o fundo de reserva do condomínio;
• caso o condomínio opte pela conta pool, é papel da administradora cuidar da conta;
• fornecer apoio na previsão orçamentária;
• fornecer apoio na prestação de contas.

Funções da administradora de condomínios na área de recursos humanos

Na área de recursos humanos, a administração de condomínios precisa ser bem efetiva. Afinal, como dito anteriormente, é ela quem irá elaborar contratos e lidar com determinadas questões da contratação de funcionários.

Para evitar problemas nas obrigações trabalhistas, as administradoras atuam como:

• responsáveis por elaborar a folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
• desenvolvimento e armazenamento dos contratos de trabalho;
• gestão de pagamento de encargos previdenciários.

Existem, ainda, situações em que a administradora fica responsável pela seleção de possíveis novos colaboradores, contratação dessas pessoas e treinamento para a execução do trabalho. No entanto, essas tarefas são consideradas adicionais, e podem aumentar o valor do contrato.

Funções da administradora de condomínios na área administrativa

Na área administrativa, existem outras tarefas que precisam ser consideradas pela administradora:

• emissão e envio de boletos para cobrança da taxa condominial;
• organização da pasta de prestação de contas;
• organização dos documentos do condomínio;
• cumprimento das obrigações fiscais;
• cumprimento das obrigações contábeis.

Funções da administradora de condomínios na área jurídica

Por último, mas não menos importante, existe a atuação das administradoras de condomínio no setor jurídico. A administradora é responsável, nesse caso, por oferecer assistência jurídica para os síndicos sempre que for necessário.

O suporte jurídico oferecido é realizado em casos de inadimplência, por exemplo.

Como comunicá-los de forma eficiente?

Para que a administradora de condomínios consiga atuar sem problemas, é necessário comunicar corretamente para os síndicos e moradores quais são suas responsabilidades e em quais áreas ela pode atuar diretamente.

Uma comunicação eficiente consiste em:

• deixar claro quais são os direitos e deveres do serviço de administração de condomínios;
• comunicar para o síndico da melhor forma possível;
• deixar claro para os moradores e funcionários quem é responsável por cada parte do processo;
• utilizar ferramentas diversas, como e-mail, whatsapp, cartazes e um manual de boas práticas.

Saber quais são os direitos e deveres do serviço de administração de condomínio irá te ajudar a melhorar a sua performance e entregar muito mais valor para os seus clientes.

Fonte: Condobox

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